منتدى قصة الإسلام - (إن قيمة حياتك تُقدر بكيفية إدارتك للوقت)

منتدى قصة الإسلام (http://forum.islamstory.com//index.php)

- منتدى التنمية البشرية (http://forum.islamstory.com//forumdisplay.php?f=130)

- - (إن قيمة حياتك تُقدر بكيفية إدارتك للوقت) (http://forum.islamstory.com//showthread.php?t=28593)

(إن قيمة حياتك تُقدر بكيفية إدارتك للوقت)

يبدو أن معظم الناس يشعرون بإحباط حيال عدم كفاية الوقت لهم، وكلما رأيت هذا الإحباط أستغرب ذلك، فالوقت محدود وثابت، ونحن جميعًا لدينا القدر نفسه من هذا الوقت، إذًا ما المشكلة؟
الحقيقة أننا نصاب بإحباط إزاء أحد أمرين، وهما:
· شعورنا بأننا لا ننجز ما نريد، أو ما يجب علينا فعله.
· شعورنا كما لو أننا قد فقدنا السيطرة.
فالوقت ذلك الشيء الذي لا نستطيع أن نشتريه أو نبيعه، أو نتقاسمه مع الآخرين، أو نأخذه منهم، أو أن نحصل على المزيد أو القليل منه، لكل واحد فينا القدر نفسه من الوقت في كل يوم، وهو 24 ساعة، لكن الذي يصنع الفارق بيننا جميعًا هو ما يفعله واحدنا به، والناس الذين يحصلون على أكبر فائدة ممكنة من أوقاتهم، يطبقون أنظمة وأساليب مختلفة ومتباينة، لكنهم جميعًا لديهم شيء واحد مشترك بينهم.
لديهم رؤية للطريقة التي بها يريدون إنفاق وقتهم، وهي رؤية تتضمن فهمًا جيدًا للأولويات، يعرفون ما يريدون أن يفعلوا بوقتهم.

رد: (إن قيمة حياتك تُقدر بكيفية إدارتك للوقت)

الفوائد الست وراء إدارة الوقت:

(إن كل ما لديك هو 24 ساعة عدد ساعات اليوم لا أكثر ولا أقل، إذا ما ذهبت وانقضت فقد ذهبت إلى الأبد)إبراهيم الفقي

1. يمكنك الحصول على ساعتين مثمرتين على الأقل يوميًا:
2. سيتحقق لك تحكم أكثر في يوم عملك.
3. يمكنك التحكم (السيطرة) على التوتر وضغوط العمل بسهولة.
4. سوف تزيد من قدرتك على الإنجاز، وإتمام الأعمال التي عليك.
5. سوف توفر لديك المزيد من الطاقة.
6. سوف تمتلك وقتًا أكثر لتمضيه مع الأسرة والأصدقاء.

رد: (إن قيمة حياتك تُقدر بكيفية إدارتك للوقت)

الأنماط الخمسة لمدراء الوقت:

(ينبغي أن نمضي كل يوم كما لو كان آخر أيامنا)

ببليليوس سيرس

1. المدير المنظم جدًا:

هذا المدير يكون شغله الشاغل هو أن يكون منظمًا، وأن يقول عنه الآخرون أنه منظم، وهو دائمًا ما يكون مشغولًا بإعداد قوائم كلما جد جديد، فإذا لم يحقق ما خطط له فإنه يقوم بوضع قائمة جديدة، ومعظم وقته يضيع هباءً في تحليل كل التفاصيل الدقيقة وفي إعداد القوائم، وإهتمامه الأساسي أن يبدو منظمًا أكثر من أن يهتم بأداء العمل نفسه.

2. المشغول جدًا:

فالمدير المشغول جدًا دائمًا يجري في كل مكان، دائمًا مشغول بعمل ما، وهو يشكو من أنه لا يملك الوقت الكافي لينجز كل ما يريده اليوم، فهو صعب المراس ويرأس الناس من حوله.

كما أنه لا يملك القدرة على الإسترخاء، ويشعر بالذنب إذا ما أخذ وقتًا ولو قصير للراحة، إذا حدث فعلًا وأخذ بعض الوقت للراحة، فإنه يقضيه في الحديث عن العمل، وهو سرعان ما يستشيط غضبًا، وعندئذ يكون من الصعب التقرب أو الإقتراب منه، دائمًا تسمعه يشكو أنه يعمل بجد، وأنه يحتاج إلى مزيد من الوقت.

3. مجنون الوقت:

هذا النوع من المدراء عادة يهتم كثيرًا بالوقت، ولا يعد العمل معه أمرًا سهلًا، ويكون مكتبه مكدس بأدوات مختلفة لإدارة تنظيم الوقت، مثل منظم، النتيجة، حاسب آلي، فاكس، نظام خاص للملفات وما إلى ذلك، وإذا ما أعد جدوله اليومي، ربما تجده كالآتي: 6 دقائق إفطار، 9 دقائق إجتماع، 30 ثانية إتصال بالزوجة، إذا لم يحقق ما يخططه، يلقي باللوم على كل من حوله، وهو دائمًا ما يقول أن الوقت من ذهب.

4. الفوضوي:

هذا النوع من المدراء غير مرتب وغير منظم، وتجده محاطًا بالأوراق في كل مكان على المكتب، وعلى الأرض، وعلى أثاث الحجرة، وهو يفضل الملفات العامة المتنوعة والملفات تحت الإعداد، وهو يلقي ببساطة بكل شيء في هذه الملفات.

5. المنظم:

يتميز هذا النوع بالنظام الشديد، فهو يعرف كيف يتعامل مع كل أنواع المقاطعة، ويعرف كيف يحدد أولوياته، كما أن أهدافه واقعية، وهو مريح جدًا عندما تعمل معه، وهو يعرف قيمة إدارة الوقت، وهذا النوع من المدراء هو الهدف من وراء هذا المقال.

رد: (إن قيمة حياتك تُقدر بكيفية إدارتك للوقت)

لصوص الوقت:
1. المقاطعات التليفونية:
عندما تقاطعك أحاديث تليفونية، فإن ذلك يتسبب في تشتيت ذهنك، فمثلًا: إذا ما كنت تمض في التفكير في عمل مهم يجب إتمامه، ثم يدق جرس التليفون ويقاطعك، قد يكون المتحدث أي إنسان، لا يهم هنا من هو وماذا يريد المهم أنه يقاطعك ويشتت تفكيرك.
فالمدراء يتلقون مكالمات بمتوسط 28 مكالمة يوميًا، فإذا ما كنت تجيب التليفون في كل مرة يتصل بك فيها أصدقاؤك، سوف يتعذر عليك أن تنجز أي شيء.
لذا اطلب من السكرتيرة أن تحجب عنك المكالمات، وأن تتلقى الرسائل نيابة عنك، تستطيع عندئذ أن تقرر متى تجيب أو ترد على المكالمات التي تتلقاها.
2. مقاطعات الأخرين:
قد يأتي بعض الناس لزيارتك فقط لتجاذب أطراف الحديث، أو للشكوى، وقد يأتي إليك بعض مندوبي المبيعات، فإذا كنت من المدراء الذين لا يبالون بمثل هذه المقاطعات، فسوف تتلقى في المتوسط 5 زيارات في كل يوم دون موعد سابق، وهذه الزيارات غير المدرجة ضمن جدول أعمالك، تتسبب في فقدان الكثير من وقتك الثمين.
لذا تحدّث إلى من يقاطعك وأنت واقف، حتى لا تعطيه الفرصة للجلوس وعرض شكواه عليك، واطلب من سكرتيرتك أن تضع لافتة "نرجو عدم الإزعاج" على بابك المغلق، وبهذه الطريقة سوف يعتاد الآخرون على إحترام وقتك، والحفاظ على وقتهم أيضًا.
3. الإجتماعات والمقابلات:
إن الدراسات والأبحاث قد قدرت أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من وقتهم في إجتماعات مع السكرتارية، مدير آخر، موظف، رؤساء الأقسام، اللجنة التنفيذية ... إلخ.
لذا ابدأ أولًا بأن تسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الإجتماع؟ ثم افعل الآتي:
أ‌. إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء، لا تذهب والغِ الموعد.
ب‌. إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء، بل من المهم أن تعرف ماذا يحدث، يمكنك أن ترسل شخصًا أخر لينوب عنك.
ت‌. إذا كانت إجابتك نعم إن الإجتماع مهم ويجب أن تكون هناك، فضع جدول وابدأ إجتماعك في موعدك المحدد.
4. التأجيل/ المماطلة:
إذا ما كان هناك شيء في قائمة الأشياء التي سوف تقوم بها وأجلت عمله أكثر من ثلاث مرات، فاعلم أنك تماطل، فتوقف عن ذلك، واحضر الأوراق أمامك، ووجّه إلى نفسك هذا السؤال: ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا الشيء؟ وما هي درجة أهميته؟ بعدها اتبع الآتي:
أ‌. إذا أجبت أنه لأمر هام، إذًا افعله.
ب‌. إذا أجبت أنه هام، لكن ممكن أن يفعله شخص آخر، فقم بتفويضه.
ت‌. إذا أجبت لن يحدث شيء وهو ليس مهمًا، على أي حال اهمله.
5. البريد والعمل الورقي:

(إن المدراء يقضون في المتوسط 8 أشهر من حياتهم في فتح البريد)مايكل فورتينو

فإذا كنت من المدراء الذين يفضلوا فتح البريد الخاص بهم، وقراءة كل ما يصله من خطابات، فإنك تتسبب في ضياع الكثير من وقتك الثمين، لذا:
أ‌. قم بتدريب سكرتيرتك على تلقي البريد والأعمال الورقية وفرزها، وعرض المهم فقط عليك.
ب‌. ضع البريد في ملف خاص، اقرأه عندما ينخفض مستوى نشاطك بعد الغذاء، أو في نهاية يوم العمل.
ت‌. قم بتفويض الرد على البريد، أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
6. اختلاط الأولويات:

(إن تحاول عمل شيئين في وقت واحد هو ألا تفعل كليهما)بابليليوس سيرس

قد تكون مشغولًا بعمل ما، ثم تبدأ في شيء آخر، ثم تعود إلى عملك الأصلي، فإن اختلاط الأولويات هذا يعني أنك تريد أن تفعل الكثير من الأشياء جملة واحدة، وهذا غير معقول.
لذا ضع قائمة بكل الأشياء التي تريد القيام بها اليوم، ثم اعد كتابة القائمة وفقًا لترتيب الأولويات ابدأ بالأهم فالمهم، ابدأ بالأشياء التي يجب إنجازها فورًا، ثم تلك التي ينبغي أداؤها في وقت عاجل.
7. عدم التنظيم:
عندما يسود مكتبك الفوضى، وتنبعث منه الأوراق في كل مكان، وتوضع الملفات في غير مكانها، فإنك تفقد الكثير من وقتك الثمين بحثًا عن الأشياء، لذا:
أ‌. ابدأ بإخلاء كل أدارج مكتبك.
ب‌. ضع نظامًا ملائمًا لحفظ الملفات مرتبًا ترتيبًا أبجديًا وأكواد ملونة.
ت‌. احتفظ في حجرة مكتبك بما تحتاجه فقط لأداء أعمالك الهامة.
ث‌. ابدأ يومك في محيط عمل نظيف ومرتب، واحرص أن تنتهي بنفس الشكل.
ج‌. ينبغي أن يكون أمامك شيئًا واحدًا على مكتبك، العمل الذي تقوم به الآن.
8. استخدام معدات غير ملائمة:
قد تكون معدات وأجهزة مكتبك غير حديثة، أو قد تكون بها أعطال ما معظم الوقت، فسوء الأجهزة يفقدك الوقت الكثير ويثير غضبك، ويتحتم عليك أن تتصل بالمختص لإجراء الإصلاحات اللازمة، أو استبدل الآلة القديمة بأخرى جديدة، وفكّر في الأجهزة كنوع من الإستثمار، وليس بند للإنفاق والتكلفة، فالأجهزة غير المناسبة سوف تكلفك الكثير، وتبطيء من تقدمك على المدى الطويل.